Penjelasan Mengenai Laporan

Posted: April 6, 2011 in Belajar, Tugas Kuliah

Laporan adalah pernyataan yang menerangkan tentang suatu kegiatan. Misalnya laporan penelitian seorang mahasiswa di sebuah desa atau laporan kunjungan Presiden Republik Indonesia di Amerika Serikat. Laporan juga bisa diartikan sebagai suatu pernyataan yang menerangkan suatu kejadian. Misalnya laporan bencana alam di suatu daerah atau laporan kecelakaan di sebuah jalan raya.

Laporan bisa berbentuk lisan. Misalnya laporan seorang perajurit kepada komandannya, atau laporan seorang reporter radio. Laporan bisa berbentuk gambar dan lisan. Misalnya laporan seorang reporter televisi. Laporan bisa berbentuk gambar. Misalnya laporan petugas Badan Pertanahan Nasional (BPN). Dan laporan juga bisa berbentuk tulisan. Misalnya Laporan Balai Besar Pengembangan Budidaya Air Tawar Sukabumi tahun 2008.

Jumlah hurup atau angka dalam sebuah laporan tergantung dari jenis kegiatan dan jenis kejadian. Sebuah karakter huruf atau angka bisa dijadikan sebagai sebuah laporan. Misalnya gempa pada tahun 2007 terjadi satu (1) kali. Laporan bisa juga memuat ratusan ribu sampai jutaan karakter hurup dan angka. atau ribuan karakter. Misalnya Laporan Balai Besar Pengembangan Budidaya Air Tawar Sukabumi tahun 2008 yang berisi ratusan halaman.

Salah satu prinsip laporan adalah bagaimana pernyataan itu dapat dimengerti oleh penerima. Seorang pembuat laporan harus tahu keadaan penerima. Karena itu sebuah laporan harus menggunakan bahasa yang sesuai dengan keadaan penerima. Prinsip lainnya adalah bagaimana laporan itu bisa sampai kepada penerima. Seorang pembuat laporan harus tahu jalur mana yang harus ditempuh. Karena itu media untuk menyampaikan laporan harus tepat, misalnya media massa.

Laporan yang baik harus memiliki minimal enam unsur, yaitu apa (what), dimana (where), kapan (when), siapa (who), kenapa (why) dan bagaimana (how). Keenam unsur itu dikenal dengan istilah 5 W 1 H. Namun ada juga laporan yang tidak memuat enam unsur tersebut, karena dianggap tidak ada atau dianggap tidak penting atau pernyataan di depan bisa dimengerti penerima laporan.

Misalnya telah terjadi tanah longsor (what) di Desa Panumbangan Garut (where) pada malam hari (when). Tanah longsor itu disebabkan oleh adanya hujan deras (why) yang terus mengguyur daerah itu sepanjang hari kemarin. Keadaan itu menyebabkan sebuah danau di atas bukit penuh dan limpas. Limpasan air itu mengalir di atas tanah bukit dan menyebabkan tanahnya terbawa arus, hingga menyebabkan longsor (how).

Dalam laporan itu tidak menyebutkan siapa yang telah menjadi penyebab longsor itu. Karena sudah pasti hujan yang mengguyur daerah itu disebabkan oleh faktor alam. Penerima berita sudah tahu tentang alam. Mereka juga sudah tahu kalau alam itu tidak ada yang menentangnya. Tidak ada yang bisa mencegah terjadinya hujan kalau awan sudah mendung dan tidak bisa menahan lagi.

Untuk menyusun sebuah laporan, menurut F X Soejadi, harus melalui prosedur-prosedur sebagai berikut :

i.            Pengumpulan Data dan Fakta

Laporan yang tepat adalah laporan yang mempunyai data lengkap sesuai dengan yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat. Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya, maka pengumpulannya harus sebagai berikut :

a.       Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap dan matang

b.      Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objektif

c.       Melakukan  penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem yang lainnya.

ii.            Pemilihan Data dan Fakta

Setelah mengumpulkan data, maka selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data dapat dilakukan dengan cara :

a.       Berdasarkan pembedaan cakupan yang diteliti

b.      Dibedakan menurut peristiwa dan dampaknya

c.       Dibedakan menurut gambar, grafik, maupun tabel

d.      Melakukan tabulating, yakni mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatau daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat dan memberikan analisa yang rasional.

iii.            Membuat kerangka laporan

Terbagi atas 4 bagian pokok, yaitu :

a.       Pendahuluan

Bertujuan agar pembaca dapat mengetahui :

–          Maksud dan tujuan pembuatan laporan

–          Masalah yang akan dibahas

–          Batasan masalah

–          Sistematika penulisan laporan

–          Pendekatan penyelesaian yang digunakan

b.      Tubuh Laporan

Terdiri dari :

–          Permasalahan

–          Batasan makalah

–          Hipotesa

–          Latar belakang teori

–          Bagian

–          Bab-bab

–          Sub bab-sub bab dan sebagainya

c.       Saran-saran

Merangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternative-alternatif pilihan lagi.

d.      Konklusi dan Penutup

Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta, dan analisa. Konklusi ini bisa juga dijadikan ke dalam satu bab dengan bab saran-saran.

Sedangkan penutup di samping tercermin penegasan logika juga berupa penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan kegiatan-kegiatan selanjutnya serta implementasi dan follow-up dari semua ide-ide yang terpapar.

Laporan terbagi atas 3 jenis yaitu :

a. Laporan Untuk Level Manajemen Yang Berbeda

  • Laporan Berhirarki :

Laporan yang dibuat untuk masing-masing level manajemen untuk menerima informasi sesuai dengan permintaan khusus, tanpa memberikan detail yang tidak relevan. Para eksekutif akan melihat trend, kecenderungan, dan pola-pola dari laporan tersebut. Mereka ingin mengetahui apakah masing-masing bagian sudah mencapai tujuan. Ada dua macam laporan berhirarki :

  • Filter Report :

Laporan yang dirancang untuk memfilter elemenelemen data yang dipilih dari database, sehingga pengambil keputusan akan memperoleh laporan yang sesuai dengan kebutuhannya. Biasanya data difilter pada level atas.

  • Responsibility Report :

Laporan yang dibuat untuk memutuskan siapa yang bertanggungjawab terhadap suatu laporan, apakah CEO, manajer pemasaran, atau spesialis media, dll.

b. Laporan Yang Membandingkan Data

Laporan ini dibuat untuk membantu manajer dan user lain dalam memilih dua atau lebih item untuk menyusun kesamaan atau ketidaksamaan (perbedaan). Dengan perbandingan ini, user berada pada posisi terbaik untuk membuat keputusan yang rasional. Ada tiga macam laporan yang membandingkan data :

  • Horizontal Report

Neraca dan laporan rugi laba menunjukkan laporan keuangan periodik yang meringkas ribuan transaksi dan elemen data menjadi output untuk beragam user. User akan memperoleh gambaran yang jelas dengan melihat perbandingan pada laporan. Hal ini dapat dilakukan dengan merancang horizontal report. Jumlah setiap item dibandingkan dengan item yang berhubungan pada satu atau lebih laporan sebelumnya.

  • Vertical Report

Laporan yang membandingkan suatu bagian komponen dengan totalnya.

  • Counterbalance Report

Setiap situasi dibandingkan dalam laporan. Contohnya, skenario yang terburuk, layak, dan terbaik dapat membantu para perencana menilai proyek-proyek yang berisiko, juga informasi berharga bagi para eksekutif dalam pengambilan keputusan.

c. Laporan Untuk Monitor Variansi Data

  • Variance Report

Laporan yang dibuat untuk membandingkan standard dengan hasil aktual yang diperoleh. Biasanya laporan ini dibuat sesuai dengan waktu atau selesainya suatu proses.

  • Exception Report

Laporan ini seperti variance report, tetapi beberapa kuota atau batasan dibuat untuk suatu proses atau aktivitas. Laporan ini dibuat hanya ketika beberapa proses atau aktivitas tidak sesuai dengan batasan atau kuota.

Sumber :

http://usniarie.com

http://www.elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab8_penulisan_laporan.pdf

http://yulia-zulfa.blogspot.com/2010/05/macam-macam-bentuk-laporan.html

Komentar

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s